Privatlivspolitik for Kisejo Docs

Her kan du læse hvordan Kisejo ApS behandler personoplysninger i Kisejo Docs på docs.kisejo.dk.

1. Dataansvarlig

Kisejo ApS, CVR-nr. 46762673, Søgårdsvej 79, 5270 Odense N, er dataansvarlig for oplysningerne om kontohavere og brugere, for betaling, fakturering og support, for kontaktformularen, for Kisejos egne sikkerheds- og driftslogs og for webstedet docs.kisejo.dk. Skriv til docs@kisejo.dk.

2. Dokumenter, modtagere og underskrivere

Den kontohaver der sender et dokument, er dataansvarlig for dokumentets indhold, for oplysningerne om modtagere, forvaltere og underskrivere og for dokumentloggen. Det gælder både virksomheder og privatpersoner. Ved rent personlig eller familiemæssig brug kan kontohaverens egen behandling være undtaget fra databeskyttelsesreglerne som beskrevet i databehandleraftalens punkt 2. Kisejos egne forpligtelser berøres ikke heraf. Kisejo er databehandler og følger kontohaverens instruks og databehandleraftalen. Det gælder også underskrifter og tjek med MitID når de funktioner er tilgængelige.

Har du modtaget et dokument eller er du nævnt i et, skal du rette spørgsmål til afsenderen. Skriver du til os, sender vi henvendelsen videre.

Vi beder aldrig om dokumenter eller CPR-numre på e-mail. Sender du dem alligevel, sletter vi e-mailen straks (afsnit 7).

3. Oplysninger vi behandler

Kontohaveren: navn, e-mailadresse, privat eller erhvervsmæssig brug og e-mailadresser til kvitteringer og fakturaer. Ved et CVR-nummer også virksomhedens navn og adresse fra CVR-registret. Ved en særlig aftale også den aftalte pris.

Brugere: navn, e-mailadresse, rolle, sprog- og temavalg, hashværdi af adgangskoden, seneste login, huskede browsere (hashværdi af browserens nøgle og hvornår den blev bekræftet, brugt og udløber) og hvem der har accepteret aftalerne og hvornår.

Betaling: kortoplysninger indtastes og behandles hos Stripe. Kisejo gemmer ikke det fulde kortnummer eller kortets kontrolcifre. Vi gemmer Stripes reference til kontohaveren og kortet, korttype, de sidste 4 cifre, udløbsmåned og -år, betalingsfuldmagten (ordlyd, version, tidspunkt, bruger og interval) og hvornår kortet er tilknyttet og fjernet. For hvert træk gemmer vi beløb, forbrug, tidspunkt, status, antal forsøg, Stripes reference og en eventuel fejlkode. For forbruget gemmer vi for hver afsendelse og tilføjelse dokumentets reference, tidspunkt, bruger, pris og antal modtagere, men ikke mobilnumre. Ved manglende betaling og indsigelser behandler vi også rykkere, indsigelser og korrespondance.

Brug og sikkerhed: tællere med IP-adresse eller e-mail der begrænser antallet af forsøg (rate limits), login-koder på e-mail ved login fra en ny browser (kun som en nøglebaseret hashværdi, HMAC), en log over at en kode er sendt, godkendt, tastet forkert eller spærret (uden IP-adresse og uden koden), og Kisejos interne supportlog over "Vis som". Selve login-koden står i e-mailen og behandles derfor også hos Resend.

Kontaktformularen på docs.kisejo.dk/kontakt: navn, e-mail, eventuelt telefonnummer og din besked. Henvendelsen sendes på e-mail til kontakt@kisejo.dk, og du får en kvittering på e-mail. Den gemmes ikke i Kisejo Docs' database, men kun i vores indbakke (afsnit 7). Formularen er beskyttet af Turnstile (afsnit 8) og af en grænse for antal forsøg pr. IP-adresse og e-mail.

Konti lukket for misbrug: lukker vi en konto for dokumenteret misbrug, herunder oprettelse i en andens navn eller med en andens CVR-nummer, gemmer vi navn, e-mail, eventuelt CVR-nummer, tidspunkt og grund så vi kan genkende gentagne oprettelser.

Navn, e-mail og adgangskode er nødvendige for at oprette en bruger. Et kort med betalingsfuldmagt er nødvendigt for at sende medmindre der er aftalt månedlig faktura.

4. Formål og retsgrundlag

Konto, levering og support: er du selv part i aftalen, fx som privatperson eller enkeltmandsvirksomhed, er retsgrundlaget aftalen (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b). Er du ansat hos en kontohaver, er det vores legitime interesse i at levere tjenesten og yde support (litra f).

Betaling: aftalen (litra b) eller, for ansatte, vores legitime interesse i at opkræve betaling og dokumentere fuldmagten (litra f). Betalingsfuldmagten er en tilladelse til at trække på kortet og ikke et samtykke efter databeskyttelsesreglerne.

Bogføring: retlig forpligtelse (litra c). Aftaleaccepter og fuldmagter: legitim interesse i at dokumentere aftalegrundlaget (litra f).

Kontaktformularen: legitim interesse i at besvare henvendelser (litra f) eller hvis henvendelsen drejer sig om en aftale med dig, aftalen (litra b).

Sikkerhed og misbrug: legitim interesse i at beskytte tjenesten mod misbrug, angreb og fejl og i at dokumentere hvad Kisejos medarbejdere gør i en konto (litra f).

Inddrivelse: betaler kontohaveren ikke efter rykkerforløbet, kan vi overdrage kravet og de nødvendige oplysninger til et inkassobureau. Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at inddrive et forfaldent krav (litra f) og for en kontohaver der selv er part, også aftalen (litra b).

Vi bruger ikke oplysningerne til markedsføring, og vi træffer ingen automatiske afgørelser om dig.

5. Leverandører og modtagere

• Hetzner Online GmbH, Tyskland: servere, database, filer og serverbilleder. Databehandler.
• Plus Five Five, Inc. (Resend), USA: e-mails, fx invitationer, kvitteringer, fakturaer, beskeder om betaling og kvitteringer fra kontaktformularen. Databehandler for afsendelsen og selvstændig dataansvarlig for sine egne konto- og brugsdata.
• Cloudflare, Inc. (Turnstile), USA: beskyttelse mod robotter i oprettelses- og kontaktformularen. Databehandler for beskyttelsen og selvstændig dataansvarlig når Cloudflare bruger oplysningerne til at forbedre Turnstile.
• Stripe: kortregistrering, kortbetaling, efterfølgende træk, refusioner og udbetalinger. Stripe Payments Europe, Limited er Kisejos aftalepart, og Stripe Technology Europe, Limited leverer de relevante regulerede betalingsydelser. Stripe Technology Company, Limited indgår også i Stripes behandling som dataansvarlig. Selskaberne er etableret i Irland. Stripe behandler oplysninger både som databehandler for Kisejo og som dataansvarlig for blandt andet betalingsrelaterede lovkrav, svindelforebyggelse, sikkerhed og udvikling af egne tjenester. Stripe-selskaber kan have fælles dataansvar indbyrdes. Se Stripes privatlivspolitik.
• Google Cloud EMEA Limited, Irland (Google Workspace): e-mail til og fra docs@kisejo.dk og kontakt@kisejo.dk. Databehandler.
• Visma Dinero ApS, Danmark: regnskab og fakturering. Databehandler.
• En leverandør af opslag i CVR-registret, Danmark: vi sender kun CVR-nummeret og får navn og adresse tilbage. Selvstændig dataansvarlig for registeroplysningerne.
• Inkassobureau: ved et ubetalt krav navn, kontaktoplysninger, kravet og rykkerforløbet. Normalt selvstændig dataansvarlig.

SMS og MitID bruges kun på kontohaverens vegne efter databehandleraftalen (afsnit 2). Vi bruger ikke GatewayAPI eller MitID-udbyderen til vores egne formål.

Ud over dette videregiver vi kun oplysninger når loven kræver det.

6. Overførsel uden for EU/EØS

• Resend: gemmer oplysningerne i USA. Grundlag: EU-U.S. Data Privacy Framework og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (modul 2).
• Cloudflare: behandler oplysningerne fra Turnstile i USA. Grundlag: EU-U.S. Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser.
• Stripe: Stripe kan behandle oplysninger i USA og andre lande uden for EU/EØS. For overførsler til Stripe, LLC i USA anvendes EU-U.S. Data Privacy Framework når overførslen er omfattet af selskabets aktive certificering. Hvor DPF ikke finder anvendelse, benyttes det relevante overførselsgrundlag efter Stripes overførselsvilkår, herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
• Google: kan behandle oplysningerne hos Google LLC i USA og andre lande. Grundlag: standardkontraktbestemmelser og EU-U.S. Data Privacy Framework.

Hetzner og Dinero behandler oplysningerne i EU. Du kan få en kopi af overførselsgrundlaget på docs@kisejo.dk.

7. Opbevaring og sletning

Brugere: gemmes mens kontohaveren bruger Kisejo Docs. En deaktiveret bruger slettes 12 måneder efter deaktiveringen medmindre brugeren er genaktiveret. Kontohaveren kan bede om sletning før. Ved ophør slettes brugere og kontooplysninger senest 30 dage efter ophøret. De oplysninger der konkret skal bruges til slutafregning, regnskab eller dokumentation, gemmes særskilt efter deres egne formål og frister nedenfor: regnskabsmateriale, betalingsfuldmagter, rykkere og aftaleaccepter. Vi sender et varsel til kontoens e-mail 7 dage før den endelige sletning. Varslet ændrer ikke slettedatoen, og har kontohaveren bedt om at få oplysningerne slettet før, sker det uden varsel. Består kontohaverens fortrydelsesret når kontoen slettes, gemmer vi alene kontohaverens navn og eventuelt CVR-nummer, navn, e-mail og login for kontoens administratorer, aftaleoplysningerne (accepterne, versionerne og tidspunkterne for indgåelsen og for leveringen af velkomstmailen) og betalingsoplysningerne, så fortrydelsesretten fortsat kan udøves. Den særlige loginadgang slettes når fortrydelsesretten er udløbet eller fortrydelsen er færdigbehandlet. Oplysninger der fortsat er nødvendige til afregning, regnskab eller dokumentation, opbevares særskilt efter deres egne formål og frister nedenfor. Genåbner kontohaveren kontoen inden sletningen, bevares de oplysninger der stadig findes, under den nye aftale. Brugerens navn bliver stående i dokumentloggen og i loggen over login-koder til de slettes efter deres egne frister.

Ubekræftede oprettelser: slettes efter 3 døgn.

Konti lukket for misbrug: højst 12 måneder efter lukningen. Oplysningerne er stadig personoplysninger, også som hashværdier. Længere opbevaring sker kun efter en særskilt, dokumenteret vurdering i den konkrete sag.

Kortreference: Stripes reference til kortet, korttype, de sidste 4 cifre og udløbsdato gemmes til 30 dage efter det seneste af kontoens ophør og sidste træk. Fjernes kortet, beder vi straks Stripe om at fjerne det så der ikke kan trækkes mere. Stripe opbevarer selv oplysninger efter sine egne regler.

Regnskabsmateriale (fakturaer, kvitteringer, træk og refusioner): 5 år efter udløbet af regnskabsåret efter bogføringsloven.

Betalingsfuldmagter: 3 år efter at fuldmagten er tilbagekaldt eller kontoen ophørt og alle træk er afsluttet, og ved indsigelse eller tvist indtil sagen er afsluttet.

Rykkere og inddrivelse: 3 år efter at kravet er betalt eller afsluttet, eller længere hvis de er regnskabsmateriale.

Aftaleaccepter, anmodninger om straksopstart, fortrydelser og opsigelser: gemmes med aftaleteksten eller den viste tekst, navn og e-mail på brugeren, kontohaverens navn, eventuelt CVR-nummer og tidspunkt. Ved oprettelsen gemmes både tidspunktet for tilmeldingen og for den bekræftede oprettelse, og ved en genåbning tidspunktet for genåbningen. Efter ophør gemmes accepten af en version til udgangen af det 5. regnskabsår efter det år hvor den seneste faktura under versionen er udstedt. Er der ingen fakturaer under versionen, gemmes den i 3 år efter at versionen holdt op med at gælde. Efter ophør har kun Kisejos superadministratorer adgang.

Henvendelser til docs@kisejo.dk og kontakt@kisejo.dk, også fra kontaktformularen: slettes permanent 12 måneder efter at sagen er afsluttet. Derefter gælder samme fremgangsmåde hos Google som i databehandleraftalen punkt 13: gendannelse er mulig i højst 55 dage, og Google sletter fra sine systemer senest 180 dage efter.

Sikkerheds- og driftslogs: tællere for forsøg slettes inden for 2 døgn. En login-kode bliver ugyldig efter 15 minutter, ved brug, ved spærring og når der sendes en ny kode, og den slettes senest 2 døgn efter udløb. En husket browser bliver ugyldig efter 90 dage og glemmes straks ved ny adgangskode, "Log ud alle steder" eller deaktivering. Den slettes senest et døgn efter de 90 dage. Loggen over login-koder slettes efter 12 måneder og et døgn. Kisejos interne supportlog slettes 3 år efter hændelsen. Ved en konkret sikkerhedshændelse eller et retskrav kan relevante poster gemmes så længe det er nødvendigt.

Sikkerhedskopier: op til 30 dage. Hetzners serverbilleder: 7 dage.

8. Cookies og lokalt lager

Vi bruger ingen cookies til statistik, analyse eller markedsføring og ingen sporing. Cookies og lokalt lager fra Kisejo Docs er nødvendige for tjenesten eller gemmer et valg du selv har truffet. Derfor beder vi ikke om samtykke.

Cookies:

• login-cookies (højst 12 timer fra login eller til du logger ud)
• en cookie der husker en browser bekræftet med kode på e-mail (90 dage, kun for din bruger og kun når »Husk denne browser i 90 dage« er markeret. Feltet er markeret som standard og kan fravælges)
• en cookie der holder sammen på login fra adgangskode til kode (højst 30 minutter)
• en cookie med en modtagers godkendelse med kode (30 minutter)
• en cookie til adgang fra Releasingbasen (højst 2 timer)
• en cookie når Kisejos supportmedarbejdere bruger "Vis som" (højst 4 timer)
• rb-locale med dit sprogvalg (1 år, kun hvis du selv vælger sprog)
• kd_lp_theme der husker om du har valgt lyst eller mørkt tema på de offentlige sider (1 år, kun hvis du selv skifter tema).

Send-siden husker dine valg i fanen (session storage) til fanen lukkes eller dokumentet er sendt.

Editoren husker i browserens lokale lager (local storage) om felter skal snappe til teksten, om du har valgt »Fortsæt« ved advarslen om en udfyldt original, og om felterne skal gennemgås efter en ny original. Værdierne indeholder kun skabelonens interne id og et kendetegn for originalen. De bliver i browseren til du sletter dem.

Editoren uden konto: bygger du en skabelon uden at være logget ind, gemmer editoren automatisk kladden (tekst, felter og billeder) i browserens lokale database (IndexedDB). Kladden sendes ikke til os før du opretter en konto. Så uploades den til kontoen og slettes fra browseren. Du kan slette den med »Slet kladde«. Den udløber 30 dage efter sidste brug, og siden sletter den når du åbner editoren igen. Åbner du ikke editoren igen, bliver kladden til du rydder browserens data. Andre der bruger samme computer og browser, kan se kladden. Kladden indgår aldrig i fejlrapportering, tredjepartsværktøjer eller vores tælling af sidevisninger. Vi er ikke dataansvarlige for en kladde der kun ligger i din browser.

Turnstile indlæses kun når du åbner oprettelsesformularen, også fra editoren, eller kontaktformularen. Cloudflare Turnstile skelner mennesker fra robotter. Cloudflare behandler din IP-adresse, browserens User-Agent og TLS-fingeraftryk og sidens adresse og nøgle. Turnstile sætter ingen cookies, men Cloudflare gemmer en værdi (cf.turnstile.u) i browserens lokale lager under Cloudflares adresse. Den har ingen udløbsdato, og Kisejo kan ikke læse eller slette den.

Stripe: når du tilknytter et kort, sendes du til Stripes egen side. Vi indlæser ingen scripts fra Stripe på docs.kisejo.dk, og Stripe sætter ingen cookies her. På Stripes side gælder Stripes cookie- og privatlivspolitik.

Fortrydelsesformularen bruger ingen cookies eller lokalt lager.

9. Dine rettigheder og klage

Når Kisejo er dataansvarlig, har du ret til indsigt og berigtigelse og kan have ret til sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Skriv til docs@kisejo.dk. Er du modtager af et dokument eller nævnt i et, skal du henvende dig til afsenderen (afsnit 2). Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.

10. Ændringer

Vi kan opdatere privatlivspolitikken. Den gældende version står altid her med datoen den gælder fra.

11. Kontakt

Kisejo ApS, CVR-nr. 46762673, Søgårdsvej 79, 5270 Odense N, hjemsted Odense. E-mail: docs@kisejo.dk. Telefon: 71 99 44 66.